BASES
DE DATOS Y ALMACENAMIENTO DE DATOS
DIEGO CHUMPITAZ PEÑALOZA
diherchumpipe@gmail.com
Huancayo, Setiembre 2018
Objetivos del aprendizaje:
Los datos suelen recopilarse de un modo
que no inmediatamente resulta útil para los negocios. Imagine
que quiere construir un palacio a partir de una pila de bloques.
Tiene claro lo que quiere construir, pero primero tiene que organizar los bloques
para que sólo encuentre y seleccione con facilidad los
bloques que necesita. Después los combinará en superestructuras que terminarán
como un modelo integrado.
De igual manera, los datos recopilados
por las organizaciones deben
organizarse y guardarse para que
de ellos se pueda extraer informa-
ción útil de una manera flexible.
FIGURA 1: QUICKBIZ
MESSENGERS
Valor y
usos de las bases de datos
Conforme
creció Quickbiz, así aumentó su dependencia
de las bases de datos. Cuando la compañía
ya tenía 90 empleados, Andrew usaba
bases de datos con el fin de crear programas
semanales para los empleados de tiempo completo
y parcial, rastrear los pedidos de los clientes,
almacenar y consultar la informaciónde los
empleados y clientes, organizar y comunicar
los datos financieros así como proporcionar
información crucial para las estrategias demercadotecnia.
Cuando aumentaron las nece-
sidades
de sus bases de datos, realizó la transición
de un sistema de administración de basesde
datos a otro.
Un
paso adelante: de Microsoft Accessa
Oracle. En sus
primeros días, Andrew había utilizado Microsoft
Access y Excel para las necesidades de
base de datos de su compañía.
Cuando contrató
a sus primeros mensajeros de tiempo parcial,
empleó una hoja de cálculo de Excel para preparar
los programas semanales. Guardaba la información
de los clientes y los pedidos en una
base de datos de Access. Cuando creció el negocio,
también aument el tamaño de la basede
datos. Kayla Brown, una consultora de ITque
trabajaba en una oficina en el segundo pisode su
edificio, le sugirió que considerara el uso de
un
sistema de administración de bases de datos
(DBMS)
más poderoso. Cuando Leslie Chen su-girió
que Quickbiz creara una red interna para que
los mensajeros cargaran la información delas
entregas mediante conexiones inalámbricas,se
volvió urgente la necesidad de cambiar a unDBMS
máspoderoso.MicrosoftAccess no podía
manejar la cantidad de usuarios concurren-tes
que preveía Quickbiz. Andrew decidió contratar
a Kayla para que su negocio cambiara Oracle.
Oracle podría atender el mayor tamañode la
base de datos y la necesidad de un acceso
concurrente.
Aprovechamiento
de la potencia de las bases de
datos.
Después
Andrew pensó en manipular sus datospara
mejorar el servicio: conservar sus clientesy
fortalecer sus relaciones con ellos. Tambiénse
propuso determinar quiénes serían buenos clientes
potenciales. Contrató a Kayla para reaizar
consultas SQL y crear informes. Estaba seguro
que encontraría información valiosa al explorar
los esquemas de información y comprasde los
clientes.
Andrew
quería saber primero quiénes eransus
clientes preferidos: quiénes empleaban su
servicio
con mayor frecuencia y aportaban la mayor
cantidad de ingresos. La consultora uti-lizó
software para extracción de datos con el fin de
indagar e identificar un perfil. Para su sor-presa,
Andrew encontró que las empresas de abogados
y de suministros médicos eran lasmás
rentables. Siempre pensó que los dueñosde
galerías de arte eran sus mejores clientesdebido
al manejo especial que requerían susobjetos.
Pero los abogados y los farmacéuti-cos
necesitaban servicios de entrega y especia-les
más rápidos, como la confirmación de unaentrega,
los cuales demandaban tarifas especiales
y generaban ingresos adicionales sin ningún
costo adicional por entrega para Quickbiz.
Andrew
consideró VIP a esos clientes y así losclasificó
en los archivos de su base de datos. Apartir
de entonces, los VIP recibirían atenciónprioritaria
en las entregas.
Asimismo,
a Andrew le interesaban los patro-nes de
compras de los clientes. Pensó en apro-vechar
las oportunidades con una promociónpara
obtener clientes nuevos. Una vez más, laconsultora
trajo noticias interesantes: los principales
despachos de abogados con sucursalesen el
área de Puget Sound utilizaban el servici de
Quickbiz con más frecuencia de lunes a viernes
entre 10:00 a.m. y 1:00 p.m. De modo que
Andrew
decidió localizar empresas similares y
desarrollar
una promoción directa por correo
para
ellas: entregas con descuentos para iniciar
una
cuenta y programar 30 pedidos durante un
mes.
Andrew también incluyó mensajeros adi-
cionales
durante ese periodo para manejar las
entregas sin
contratiempos.
FIGURA 2: USO DE LA BASE DE DATOS
218
PARTE 2: LA
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRACIÓN DE DATOS DIGITALES
Las
empresas recopilan y analizan los datos para numerosos propósitos. Los datos
digitales se
guardan
de diversos modos en diferentes tipos de medios, como se analizó en el capítulo
4.
Se
pueden guardar en el formato de archivo tradicional, en el cual los diferentes
segmentos deinformación
no se etiquetan ni clasifican, sino que se conservan como cadenas continuas debytes.
La principal ventaja de este formato es el uso eficiente del espacio, pero es
difícil localizar y
manipular los datos. En contraste, el formato de base de datos, en el cual los
segmentos de datos se
etiquetan y clasifican, resulta un recurso de administración de la información
mucho más
poderoso.
En este formato, es fácil consultar y manipular los datos de casi cualquier
manera para
crear
información útil y optimizar la productividad.
Nunca
se insiste lo suficiente en el impacto de la tecnología de base de datos en los
negocios.
No
sólo ha alterado el modo en que todas las industrias realizan transacciones,
sino también ha
generado
una industria de la información con efectos de gran alcance en nuestros
negocios yvida
personal. Las bases de datos respaldan la utilización exitosa de los cajeros
automáticos, lamayor
eficiencia en las tiendas, casi cualquier esfuerzo de mercadotecnia y los
numerosos motores de
búsqueda en línea y escaparates electrónicos en la Web.
Combinadas con las
páginas Web
Piense en que cada
vez queentra
a un sitio Web, un programa especial realiza una búsqueda en una inmensa base
de datos
para
que sus solicitudes coincidan con una entre millones de direcciones. Cada vez
que llena un
formulario
en línea con detalles como su dirección, número telefónico, número del seguro
social
(SSN)
o número de tarjeta de crédito, un programa introduce los datos en una base de
datos, en
donde
cada concepto se registra para un uso futuro.
En
prácticamente todos los tipos de negocios actuales, usted debe comprender la
potencia de
las
bases de datos. Este capítulo repasa los métodos para organizar y manipular los
datos.
El
método tradicional de archivos
Existen
dos métodos generales para conservar datos. El método tradicional de archivos
—el cual
no
tiene un mecanismo para etiquetar, recuperar ni manipular los datos— y el
método de base
de
datos, el cual incluye tal mecanismo. Para apreciar los beneficios del método
de base de da-
tos,
debe recordar las molestias para consultar y manipular los datos en el método
tradicional de
archivos:
una alta dependencia entre el programa y los datos, una alta redundancia en los
datos,
así
como una baja integridad de los datos.
Analice
la figura 7.1, la cual es un ejemplo de un archivo de recursos humanos en un
formato
tradicional
de archivo. Suponga que un programador quiere recuperar e imprimir sólo el
apellido
y el
número del departamento de cada empleado de este archivo. El programador debe
indicar
a la
computadora con claridad que primero recupere los datos entre las posiciones 10
y 20.
Después,
debe señalar que se salten las posiciones hasta la 35 y que recupere los datos
entre las
posiciones
36 y 39. No puede indicar a la computadora que recupere el segmento de datos
por el
nombre
de su columna, porque en este formato no existen nombres de columnas. Para
crear los
informes,
el programador debe saber cuáles rangos de posiciones conservan, cuáles tipos
de datos
e
insertar los encabezados adecuados: “Last Name” (Apellido) y “Department”, para
que el lector
comprenda
la información. Si el programador se equivoca al contar las posiciones, la
impresión
podría
incluir una salida como “677Rapap”, como el apellido, en vez de “Rapaport”.
Esto ilustra
la
interdependencia de los programas y los datos del método de archivos
tradicional. El programador
debe
saber cómo se guardan los datos para utilizarlos. Y, tal vez lo más importante,
el hecho de
que la
manipulación de los datos requiera un programador es la principal desventaja de
este mé-
todo.
Muchos datos de negocios todavía se procesan de este modo. Los nuevos recursos
de datos
rara
vez se desarrollan así, pero los existentes deben conservarse con este desafío
en mente.
Otros
desafíos con el almacenamiento tradicional de archivos son una alta redundancia
de
los
datos y una baja integridad de los datos, debido a que en los sistemas antiguos
los archivos
Capítulo
7 Bases de datos y almacenes de datos 219
aumentaban
y se conservaban para que los ocuparan unidades específicas de una
organización.
Si su
apellido y nombre, al igual que su dirección y otros detalles aparecieran en
los archivos del
departamento
donde usted trabajara, al igual que en el archivo de nómina del departamento de
recursos
humanos, existiría una duplicación de los datos, es decir, una redundancia de
datos, la
cual
desperdiciaría el espacio de almacenamiento (y, en consecuencia, dinero) y no
sería eficiente.
Cuando
es necesario hacer correcciones o modificaciones, cada cambio debe hacerse
tantas veces
como
la cantidad de lugares donde aparecen los datos, lo cual requiere tiempo y
puede incluir
errores.
Si los mismos datos se introdujeron de manera correcta en un lugar pero
incorrectamente
en
otro, su registro no sólo sería inexacto, sino que representaría una persona
diferente en cada
lugar.
Las imprecisiones dañan la integridad de los datos. El método de archivos tradicional
suele
provocar una baja integridad de los datos.
El
método de base de datos
En el
método de base de datos, los segmentos de datos se organizan como entidades.
Una enti-
dad es
cualquier objeto alrededor del cual una organización elige recopilar datos. Las
entidades
pueden
ser tipos de personas, como los empleados, los estudiantes o los integrantes de
un club
de
admiradores; eventos, como transacciones de ventas, deportivos o teatrales; u
objetos inani-
mados,
como productos del inventario o para venta, edificios o minerales. En el
contexto de la
administración
de datos, una “entidad” hace referencia a todas las ocurrencias que comparten
los
mismos tipos de datos. Por lo tanto, no importa si se conserva un registro de
un estudiante
o de
muchos estudiantes; la entidad es “estudiante”. Para comprender cómo se
organizan los
datos
en una base de datos, primero debe comprender la jerarquía de datos, descrita
en la figura
PARTE 2: LA TECNOLOGÍA
DE LA INFORMACIÓNMODELOS DE BASE DE DATOS
Un
modelo de base de datos es la estructura lógica general en la que se guardan
los registros dentro
de una
base de datos y el método empleado para establecer las relaciones entre los
registros. Exis-
ten
varios modelos de base de datos. Son diferentes en la manera en que se vinculan
los registros
entre
sí. A su vez, estas diferencias determinan el modo en que un usuario puede
desplazarse por
la
base de datos, recuperar los registros solicitados y crear informes. Los
métodos más antiguos,
los
modelos jerárquicos y de red, todavía se utilizan en algunas bases de datos
desarrolladas en las
décadas
de 1970 y 1980, pero ya no se usan en las bases de datos recién diseñadas.
Prácticamente
todas
las bases de datos nuevas se diseñan según los modelos relacional y orientado a
objetos.
Modelo
relacional
El
modelo relacional está formado por tablas. Sus raíces están en el álgebra
relacional, aunque usted
no
tiene que conocer álgebra para desarrollar y utilizar las bases de datos
relacionales. Sin embargo,
los
expertos en una base de datos todavía emplean la terminología del álgebra
relacional: en una
base
de datos relacional, un registro se llama un tupla, un campo —también llamado
columna— se
denomina
un atributo y una tabla de registros se conoce como una relación. Este texto
emplea los
términos
más sencillos, igual que los paquetes de software conocidos: campos, registros
y tablas.
Para
diseñar una base de datos relacional, necesita tener una idea clara de las
diferentes entida-
des y
cómo se relacionan. Por ejemplo, en una base de datos de una tienda de DVD, las
entidades
pueden
ser Customer (Cliente), DVD Rental (Renta de DVD), DVD y Distributor. Se
construye
una
sola tabla para cada entidad (aunque cada tabla puede contener de unos cuantos
registros a
millones
de ellos). DVD Rental es una entidad asociativa y en la figura 7.5 se observa
que la tabla
DVD
Rental asocia los datos de las tablas Customer y DVD.
El
mantenimiento de una base de datos relacional es relativamente fácil porque
cada tabla esindependiente
de las demás, aunque algunas tablas se relacionan con otras. Para agregar el
regis-
tro de
un cliente, el usuario accede a la tabla Customer. Para eliminar un registro de
un DVD, elusuario
accede a la tabla DVD. Las ventajas de este modelo hacen que los sistemas de
adminis-
tración
de base de datos relacionales sean los más populares en el mercado.
Prácticamente todos
los
DBMS que se ofrecen en el mercado se apegan al modelo relacional. Este modelo
sirve en los
sistemas
de administración de una cadena de suministro (SCM) y muchas otras aplicaciones
em-
presariales
e IS locales individuales.
CONOCER LA
ADMINISTRACIÓN DE DATOS
Una
compañía nacional de renta de autos conoce la cantidad precisa de automóviles
que debe tener para los
viajeros
que reservan tarde y pagan mucho. Una cadena de restaurantes detecta los
patrones de compra de
los
clientes y los utiliza para impulsar sus ventas de comidas especiales. ¿Cómo
encuentran las empresas esta
información?
Las
transacciones se registran en las fronteras de una compañía en sus contactos con
las entidades externas,
como
los clientes y los proveedores. Los datos capturados de este modo forman la
mayor parte de las bases de
datos
de las organizaciones. Son la materia prima para la información esencial que
ayuda a responder preguntascomo:
¿cuál es la cantidad total de dinero que debemos a nuestros acreedores? ¿Cuál
es el historial de cierto pro-
ducto
que fabricamos? ¿Cuál fue el volumen de ventas promedio por empleado el
trimestre anterior? Sin embargo,para
poder extraer información útil, es necesario organizar primero los datos en
bases de datos bien diseñadas.
Ahora
bien, para saber cuál información puede extraer de una base de datos, debe
comprender cómo se estruc-
turan
las bases de datos y cuáles combinaciones de éstos puede crear según requiera.
Piense
en un vendedor que no puede responder de inmediato a un cliente sobre la
disponibilidad de un artículo
o de
un comprador en línea que no puede ver los detalles de un artículo que está
disponible para venta en el lugar.
No es
probable que los clientes que experimentan esto regresen a hacer negocios.
Imagine un tesorero que nosabe
en tiempo real cuánto dinero tiene en el banco la compañía. La empresa puede
perder un negocio importan-
te. La
información disponible y confiable es el recurso más importante de cualquier
negocio, en cualquier industria.
Por lo
tanto, los profesionales deben comprender al menos los fundamentos de la
organización y la manipulación
de los
datos. Usted será un profesional más productivo si sabe cómo se desarrollan y
consultan las bases de datos
y los
almacenes de datos y cuáles tipos de información se extraen de ellos.
